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    • 5.4 Kollaboratives Arbeiten im Netz

      In dieser Lektion lernen Sie 

      • was unter kolloborativem Arbeiten im Netz zu verstehen ist.
      • was Datenspeicherung, Cloud-Anwendungen und Dokumentenmanagement sind.
      • Software-Empfehlung für ein kollaboratives Arbeiten im Netz kennen.


      Was ist kollaboratives Arbeiten im Netz?

      Wenn wir über kollaborativen Arbeiten sprechen, denken viele Menschen sofort an Teamwork. Dieses ist nicht korrekt. In der Tag sind beide Begriffe miteinander verwandt, kollaboratives Arbeiten stellt jedoch eine spezielle Art der Zusammenarbeit bezeichnet.

      Das Teamwork setzt ein gemeinsames Ziel voraus, welches das verantwortliche Team zu erreichen versucht. Dieses erfolgt aber vielmehr nebeneinander statt in direkter Zusammenarbeit. Mehrere Einzelergebnisse werden am Ende des Projektes zusammenführt. Kollaboratives Arbeiten ist durch eine engere Form der Zusammenarbeit definiert. Alle Teamplayer arbeiten gemeinsam und simultan an einem Projekt. Dieses beispielsweise möglich durch das Bearbeiten digitaler Dokumente von mehreren Personen. 

      In der folgenden Lektionsabschnitten bringen wir ihnen eine Vielzahl von Tools näher, um die Vorteile von kollaborativem Arbeiten kennenzulernen.

    • Videointerview aus der Praxis

      Im folgenden Interview sprechen wir über die Möglichkeiten, wie Sie digitale Tools für sich einsetzen können.

    • Alles wird digitalisiert

      Im Zuge der Digitalisierung von Arbeitsmitteln, -prozessen und -tools ist der Bedarf an einer übergreifenden und vor allem online basierten Datenspeicherung gewachsen. Wir wollen keine Daten mehr von einem USB-Stick zum anderen kopieren oder uns Dateien womöglich selbst per E-Mail schicken. Der Anwender verlagert im Idealfall seine lokale Datenstruktur auf eine gänzlich webbasierte Benutzeroberfläche. 

      Warum tut der Anwender dieses? 

      Um jederzeit und völlig ortsunabhängig auf seine persönlichen oder beruflichen Daten zurückgreifen zu können. Hierbei ist es egal, ob dieses von einem Desktop PC oder einem mobilen Endgerät erfolgt. Die Vielzahl der Anbieter dieser sogenannten Cloud-Lösungen, stellen bereits Apps für seine Nutzer zur Verfügung. Diese Apps ermöglichen einen komfortablen Zugang zur Verwaltung ihrer Daten.

      Was sind seine Vorteile?

      Die Cloud-Lösungen bieten eine Vielzahl an Features. Besonders genutzt ist das Teilen von Daten mit anderen Benutzern. Somit ist es anderen Personen möglich auf veröffentlichte Dateien oder Dokumente zuzugreifen und diese auch gemeinsam zu bearbeiten. 

    • BEISPIEL

      Stellen Sie sich vor, Sie verbringen ein gemeinsames Wochenende mit Freunden und Familie. Natürlich gab es an diesen Tagen ordentlich Fotos und Videos. Sie könnten nun beispielsweise einen Ordner in der Cloud für alle Beteiligten freigeben. Hier kann nun jeder ganz bequem seine Fotos und Videos hochladen, damit ein gemeinsames Anschauen der tollen Erinnerungen möglich ist. Für digitale Trainer bietet sich hier die Möglichkeit jegliche Form von Daten jederzeit effektiv verwalten und teilen zu können.

      Im Verlauf der vergangen Jahre haben sich eine Vielzahl an Anbietern bewährt, welche wir ihnen im Folgenden vorstellen möchten.

    • Dropbox

      Dropbox gehört zu den größten Anbietern von Filehosting-Diensten weltweit und wurde 2007 mit Sitz in den USA gegründet. Diese ist zudem daran erkennbar, dass die Funktion zum Teilen von Dropbox in fast jeder interaktiven Software integriert ist. 

      Dropbox richtet sein Angebot grundlegend an Einzelnutzer oder Teams. Einzelnutzer können Dropbox mit einem Speicherplatz mit bis zu 2 Gigabyte kostenlos und uneingeschränkt nutzen. Hierbei ist es egal, ob sie Dropbox privat oder beruflich nutzen. Für alle die mehr Platz brauchen, gibt es Dropbox Plus oder Professional.

      Mit ihrem Produkt DropboxBusiness richtet sich das Unternehmen an größere Unternehmen oder kollaborative Teams. Hier werden deutlich mehr Speicherplatz und Features geboten. Besonders relevant ist hier die erweiterte Option der Linkberechtigung. Links können zudem mit Passwörtern, Gültigkeitsdauer und zeitlich begrenztem Zugriff gesteuert werden. Auch die Präsentation ihrer Arbeit auf einer professionell gestalteten Seite kann relevant für Sie sein.

    • Welches Abonnement für Sie das Richtige ist, ist oft abhängig von ihrem Netzwerk und wie hoch ihr Anspruch auf ein kollaboratives Arbeiten ist. Fest steht, dass Dropbox hier kaum einen Wunsch offen lässt.

      Oder geht es nur einmal darum schnell Daten bis 2 Gigabyte zu versenden? Dann könnten Sie auch idealerweise auf Wetransfer zurückgreifen. Der Service ist kostenlos und erfordert keine Registierung. Hier geht es zur Anbieterseite.

    • Kollaboratives Arbeiten im Netz für Trainer

      Das Hochladen, Verwalten und Teilen von Dokumenten ist ein Bereich für sich. Wir haben unsere Textdatei lokal verfasst, gespeichert und laden diese dann z.B. in unseren Dropbox-Account hoch. Aber ist dieser Schritt tatsächlich notwendig? Sie ahnen es. Nein. 

      Mit Google Drive bietet Microsoft seine vollständige Office Suite auch online an. Völlig kostenlos und kollaborativ für alle. Mit bis zu 15 Gigabyte freiem Speicher kommt die private Version von Google Drive. Sie können somit z.B. ihre Worddatei online erstellen und auf Wunsch auch mit anderen Usern gemeinsam bearbeiten. Die lokalen Features von Microsoft Office bleiben überwiegend vorhanden. 

    • Zudem bietet ihnen Google Drive, wie auch Dropbox, die Möglichkeit Daten in die Google Cloud hochzuladen. Damit bietet Google ihnen nicht nur mehr Speicherplatz als Dropbox in der kostenfreien Version an, sondern bietet auch, aus einem Account heraus, Anschluss an z.B. seine populärsten Dienste:

      Google Adword
      Google Analytics
      Google Business
      Google Maps
      Google Mail
      Google Kalender
      YouTube

    • Probieren Sie es doch einfach mal aus und überzeugen Sie sich selbst von der Vielseitigkeit von GoogleDrive.


    • Die schnelle Notiz

      Oft machen wir uns in Meetings oder auf Veranstaltungen Notizen. Auch diese Zettelwirtschaft muss nicht mehr sein und uns stehen benutzerfreundliche Tools hierfür zur Verfügung. Zudem nicht nur für uns alleine, sondern auch live für alle Beteiligten. 

      Microsoft OneNote ist eine Anwendung zur Erstellung digitaler Notizen. Sie können beispielsweise auf ihrem Smartphone erfassen und dann ganz bequem Zuhause auf ihrem Desktop finalisieren. Hierbei befinden sich erneut alle Daten in der Cloud. Das Anlegen mehrer Notizbücher ermöglicht ihnen ein strukturiertes Arbeiten. OneNote bietet sich ideal für die Erstellung von gemeinsamen Protokollen oder auch dem interaktiven und gemeinsamen Arbeiten in Teams.

      Hier können Sie sich näher zu OneNote informieren.

      Aber was machen Sie, wenn Sie sich mit mehreren Personen zusammen in einer Datei Notizen machen möchten? Und das auch noch live? Kein Problem. Versuchen Sie es doch mal mit Etherpad. Mit Etherpad können Sie in Echtzeit Notizen verfassen und weltweit teilen. Hier kommen Sie zur Webseite.

    • Kollaboratives Arbeiten für Unternehmen

      Auch wenn diese Lösung meint für größere Organisationen in Betracht gezogen werden, möchten wir ihnen diese Tools nicht vorenthalten. Die digitale Speicherung und Verwaltung von Daten ist nur ein Teilgebiet unserer heutigen Arbeit. Oft ist eine Vielzahl weiterer Funktionen notwendig, um Aufgaben abzuwickeln und Teams effizient zu steuern. Hier erleichtern uns sogenannte Dokumentenmanagementsysteme unsere tagtägliche Arbeit. Dokumentenmanagement bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente.

    • Ein Beispiel ist hier SharePoint aus dem Hause Microsoft. SharePoint dient der Realisierung von Intranet-, Extranet- oder Internet-Webportals. Seine Kernfunktionen sind die folgenden:

      • Datenverwaltung
      • Content Management & Workflows
      • Kontakte
      • Aufgabenverwaltung
      • Formularfunktionen 
      • Diskussionsbeiträge
      • Kalender & Nachrichten
      • Dokumente und Kalkulationstabellen 

      SharePoint ist zudem erweiterbar, sodass die Einbindung externer Daten jederzeit möglich ist. Schauen Sie sich SharePoint hier doch einmal genauer an.

    • Abschlusstest der Lektion

      Testen Sie ihr Wissen!

      Im folgenden Abschnitt können Sie ihr Wissen zum dieser Lektion unter Beweis stellen und wertvolle Punkte für den Badge des Kapitels erhalten.